每回活動都要負責這項重責大任,訂便當

別以為只要有便當店電話,打過去訂約時間就好,這真的是ㄧ門學問,就讓我娓娓道來這些跌跌撞撞累積起來的經驗吧!

 

 有時候會事先給你活動附近便當電話,但也有時候是需要自己找的(新場地/尾牙季)這我留後面再談。

  • 第一小眉角:數量統計

訂便當最重要的就在於此處,困難程度有⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

別以為只要算工讀和工作人員人數這樣很簡單!輕輕鬆鬆就手到擒來。

最難統計的就是工作人員!!!

除了公司自家同事,還要考慮到場地人員、表演團體、合作執行廠商等。

尾牙活動場地不大需要訂購的量也不多,我就會當天到現場統計,帶著我累積的經驗單去統計數量葷素(就是下圖,大略廠商,但訂便當經驗久了,就大概知道有什麼廠商要算進去)

家庭日運動會活動,我就會提前統計大略數字(因為活動工作人員很多,要是不提前訂就怕對方來不及趕便當了) 

  

統計的時候,需要連葷素都要留意,這就是訂便當細節中的魔鬼(先不談好不好吃這件事)

像是有同事吃海鮮素 ,只吃海裡游的,陸上爬的一律不吃。很常幫他訂魚排,而台灣便當店都會多給塊香腸或淋上肉燥

這時和老闆訂購一定要說「一個☝️魚排,(千萬)不要加肉燥。」

Ps:活動便當不要訂魚、雞腿這類有刺的(要花時間去啃去挑太浪費時間了),還有不要訂牛&羊,有些人有忌諱啊

  • 第二小眉角:送到時間

早上的活動,就要在11點時送到

晚上的活動,一定要在16點半送到

有時候外送人員在送便當時會不清楚方向、剛好辦在學校無法讓車子進出。要記得指引他靠近會場若是能離你所在位置近會更好,再請人一起搬到會場來。

 


在送到後,清點便當數量繳錢同時,要和對方拿收據啊啊啊啊啊!

不然不能報帳就悲劇了 

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  • 第三小眉角:便當發放

度過前兩關,接下來就好辦多了!

用呼機請各組派人到指定地點領取,當然領取的損益也要計算清楚,活動結束會和你要這些明細。

 

   

   當然有這張表,遇上便當發放和預估數量不合時,可以再事後推敲一番。

但遇到便當短少,一定要先請便當店送過來,解決燃眉之急,總不能讓人餓著

大部分工作人員都會不吃,原因有太緊張、專注於工作、根本忙的走不開)

事後再研究自己是那個環境出錯了!

 

  執行活動,總是計畫趕不上變化,不能死板板照表操課,彈性要大點。

當然要自備plan A&B

有可能活動當天便當店沒開(像是元旦或公休日)

或廠商已經吃一週同一家的便當都要膩了

(這常發生在尾牙期間,南港展覽館這種熱門尾牙場地,很多硬體廠商都是統包沿用待上好多天了!)

也有可能這件便當店沒有收據/收據無法報帳的。

遇到這些瑣碎又重要的小事,要如何危機處理化險為夷,在在考驗你的能力。

初次面對這些難題,當下慌了手腳不知該怎麼辦,適時的和前輩求救吧!

只要態度好,前輩都是願意教導的~

上回葛大前輩就告訴我,便當店的「招牌」都是用最次級的。

 

以上這些技巧,全有賴於去年尾牙季的那週折磨,完全便當小妹來著。

專案看到我只會對我說「便當呢?宵夜呢?早餐呢?」「硬體大哥都吃了沒?警衛呢?」

對於硬體廠商的了解也是從這開始的, 到了舞台看到在安裝設備的人就主動請教他們是「哪個廠商、有多少人」。

便當來了就親自送便當給廠商,絕對確定廠商都知道便當來了送到了。

 

而且久了,廠商大哥看到我就開玩笑的說,便當又來了啊!

也間接和廠商熟識,更能了解產業的相關資訊。

當然,也有前輩總是叫我把便當送到舞台就可以了不用一個一個送,需要他們會去拿。

但我還是習慣一個一個給,這是人與人相處的溫度,都親自送上,並幾句問候,會感到窩心感受會不同啊!

而且,不是有條潛規則流傳下來

『便當要先給硬體大哥,工讀,最後才是工作人員

硬體搞好了,活動就順順過~』


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